20. Februar 2026
E-Rechnungspflicht 2027/2028: Was Handwerksbetriebe jetzt wissen müssen
Der Überblick zur deutschen E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich: was ab 2025 schon gilt, welche Fristen 2027 und 2028 greifen, und wie sich Handwerksbetriebe vorbereiten.
Die E-Rechnung ist keine ferne Zukunftsmusik mehr, sondern gesetzliche Realität — mit gestaffelten Fristen, die auch kleinere Handwerksbetriebe betreffen. Ein Überblick, ohne Panik, aber mit den wichtigsten Terminen.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn ist kein PDF-Anhang per E-Mail, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat — in Deutschland vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Beide folgen dem europäischen Standard EN 16931.
Seit 2025: Empfangspflicht für (fast) alle
Seit dem 1. Januar 2025 muss grundsätzlich jedes Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße — auch der klassische Ein-Mann-Handwerksbetrieb muss eine eingehende XRechnung technisch annehmen können, nicht nur ein großes Unternehmen.
2027 und 2028: Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt
Für das Ausstellen von E-Rechnungen gilt eine Übergangsfrist: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Für alle übrigen Unternehmen — die meisten Handwerksbetriebe dürften darunterfallen — greift die Pflicht ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin sind Papier- und PDF-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.
Was Sie schon jetzt tun können
Auch wenn die Ausstellungspflicht für die meisten Betriebe erst 2028 greift, lohnt sich die Vorbereitung früh: Klären Sie, wie eingehende E-Rechnungen bei Ihnen ankommen und verarbeitet werden, und gewöhnen Sie sich an das Format, bevor es zur Pflicht wird. Mahnschmiede erkennt XRechnung und ZUGFeRD automatisch im E-Mail-Postfach und liest die relevanten Daten direkt aus — ganz ohne manuelles Abtippen.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen und Schwellenwerte können sich ändern — prüfen Sie im Zweifel die aktuelle Fassung des Umsatzsteuergesetzes oder sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung.
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