Mahnschmiede

Datenschutzerklärung

Stand: {{PLACEHOLDER: Datum}}

1. Verantwortlicher

{{PLACEHOLDER: Vollständiger Name / Firma, Anschrift, E-Mail}} — siehe Impressum.

2. Verarbeitete Daten und Zwecke

Wir verarbeiten Ihre Kontodaten (Name des Betriebs, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer) zur Bereitstellung des Mahnschmiede-Dienstes, sowie die von Ihnen eingestellten Rechnungs- und Debitorendaten (Kundendaten, Rechnungsbeträge, Zahlungsstatus) zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung — dem automatisierten Erinnerungsversand an Ihre Kunden.

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie, soweit Sie personenbezogene Daten Dritter (Ihrer Kunden) an uns übermitteln, im berechtigten Interesse an der Durchführung Ihres Auftragsverhältnisses als Auftragsverarbeiter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. einem Auftragsverarbeitungsvertrag).

4. Hosting und Auftragsverarbeiter

Unsere Datenbank und Dateiablage betreiben wir über eine selbst gehostete Supabase-Instanz in Deutschland. Für einzelne Funktionen setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein:

  • Anthropic (USA) — automatisierte Auslesung hochgeladener Rechnungsdaten (Texterkennung). Diese Verarbeitung findet außerhalb der EU statt; wir setzen dabei die von Anthropic angebotenen Standardvertragsklauseln ein.
  • Stripe — Zahlungsabwicklung für Ihr Mahnschmiede-Abonnement. Es werden ausschließlich Ihre eigenen Abrechnungsdaten verarbeitet, niemals Zahlungsdaten Ihrer Kunden (Mahnschmiede selbst vermittelt kein Zahlungsinkasso).
  • Resend — Versand von Zahlungserinnerungen und System-E-Mails in Ihrem Namen.
  • seven.io, 360dialog — nur falls von Ihnen aktiviert: SMS- bzw. WhatsApp-Benachrichtigungen an Sie selbst als Betriebsinhaber.
  • PostHog — anonymisierte Produktnutzungsstatistik ohne Rechnungs- oder Kundendaten.

Unseren Standard-Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) finden Sie hier: Auftragsverarbeitungsvertrag.

5. Speicherdauer

Kontodaten löschen wir auf Ihre Anfrage hin, spätestens jedoch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Der Mahnungs-Protokoll (§ Rechnungslegung/GoBD) wird auch nach Löschung Ihres Kontos für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer von rund 8–10 Jahren aufbewahrt, dabei jedoch von personenbezogenen Kundendaten bereinigt (anonymisiert).

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten. Wenden Sie sich dazu an {{PLACEHOLDER: kontakt@mahnschmiede.de}}. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

7. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldesitzung ein — keine Tracking- oder Werbe-Cookies Dritter.