3. Februar 2026
Rechnung-Vorlage für Handwerker: Diese Angaben dürfen nicht fehlen
Welche Pflichtangaben eine Handwerker-Rechnung enthalten muss, damit sie rechtssicher ist und Zahlungsverzug im Ernstfall überhaupt geltend gemacht werden kann.
Eine unvollständige Rechnung ist mehr als nur ein Schönheitsfehler: Fehlen Pflichtangaben, kann das im Streitfall die Durchsetzung Ihrer Forderung erschweren — und spätestens mit der E-Rechnungspflicht ab 2027/2028 wird das Format ohnehin technisch vorgegeben. Hier die wichtigsten Punkte für eine saubere Handwerker-Rechnung.
Pflichtangaben nach § 14 UStG
Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der erbrachten Leistung, der Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Das Fälligkeitsdatum aktiv nennen
Gesetzlich zwingend ist ein explizites Fälligkeitsdatum nicht — üblich ist eine Zahlungsfrist von 14 bis 30 Tagen. Empfehlenswert ist es trotzdem dringend: Ein klar benanntes Datum ('zahlbar bis zum ...') verhindert Diskussionen darüber, wann eine Rechnung überhaupt fällig war, und ist die Grundlage für jede spätere Mahnung.
Der Verzugshinweis für Verbraucher
Rechnen Sie mit Privatkunden ab, lohnt sich ein zusätzlicher Satz wie: 'Bei Zahlungsverzug nach Ablauf der genannten Frist geraten Sie automatisch in Verzug, ohne dass es einer gesonderten Mahnung bedarf (§ 286 Abs. 3 BGB).' Dieser Hinweis ist bei Verbrauchergeschäften Voraussetzung dafür, dass der automatische Verzug nach 30 Tagen überhaupt greift — fehlt er, brauchen Sie im Zweifel eine gesonderte Mahnung.
E-Rechnung nicht vergessen
Seit 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) zu empfangen. Die Pflicht zum Ausstellen folgt gestaffelt bis 2028. Details dazu im separaten Beitrag zur E-Rechnungspflicht.
Struktur statt Zettelwirtschaft
Eine vollständige Rechnung ist die Voraussetzung für alles Weitere — inklusive einer sauberen, automatisierten Zahlungserinnerung, falls doch mal nicht rechtzeitig gezahlt wird. Mahnschmiede liest eingehende Rechnungen automatisch aus, erkennt XRechnung/ZUGFeRD und erinnert Kunden genau einmal zum richtigen Zeitpunkt — kostenlos 30 Tage testen. Eine einzelne Mahnung sofort brauchen? Unser kostenloser Mahnung-Generator hilft auch ohne Konto weiter.