Vergleich
Rechnungen in Excel schreiben — oder in einem Rechnungsprogramm?
Kurz gesagt
Eine Rechnungsvorlage in Excel oder Word ist ein guter Anfang und für ein paar Rechnungen im Jahr völlig in Ordnung. Was sie nicht kann: fortlaufend nummerieren, XRechnung und ZUGFeRD erzeugen — und an die Fälligkeit denken. Genau das übernimmt Mahnschmiede.
| Mahnschmiede | Excel oder Word | |
|---|---|---|
| Rechnung schreiben | Im Browser: Positionen mit Menge, Einheit und Preis — Summen und Steuer rechnet das Programm | Formeln von Hand gepflegt; ein verschobener Bezug fällt selten sofort auf |
| E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) | Entsteht mit jeder Rechnung automatisch, geprüft mit dem offiziellen KoSIT-Validator | Nicht möglich — ein PDF aus Excel ist keine E-Rechnung |
| Rechnungsnummern | Fortlaufend je Jahr, ohne Lücke und ohne Dublette | Von Hand hochgezählt — Dubletten und Lücken passieren |
| Briefkopf und Pflichtangaben | Stehen einmal fest und sind auf jeder Rechnung dabei | Jede Kopie der Vorlage altert für sich; Änderungen müssen Sie nachziehen |
| Fälligkeit im Blick | Offene Posten nach Alter sortiert; genau eine automatische Erinnerung in Ihrem Namen | Nur, solange die Liste gepflegt wird — erinnert wird von Hand |
| Aufwand je Rechnung | Kunde wählen, Positionen eintragen, festschreiben | Vorlage kopieren, Nummer hochzählen, Formeln prüfen, PDF exportieren |
Für wen Mahnschmiede passt
Sobald regelmäßig Rechnungen rausgehen — oder sobald ein Auftraggeber die E-Rechnung verlangt. Im B2B wird das mit der Versandpflicht ab 2027/2028 der Normalfall.
Wann die Alternative besser ist
Wer im Jahr eine Handvoll Rechnungen an Privatkunden schreibt, keine E-Rechnung braucht und die Vorlage im Griff hat, kommt damit gut zurecht — solange die Disziplin da ist.
Der Unterschied liegt vor dem Versand
In Excel entsteht eine Rechnung durch Kopieren: die letzte Rechnung wird zur nächsten, die Nummer wird hochgezählt, die Positionen werden überschrieben. Das funktioniert — bis eine Formel einen Bezug zu weit greift, eine Nummer doppelt vergeben wird oder der Kunde ein Format verlangt, das eine Tabellenkalkulation nicht erzeugen kann. Ein Rechnungsprogramm nimmt Ihnen genau diese drei Stellen ab.
E-Rechnung ist der Punkt, an dem die Vorlage endet
Eine XRechnung ist kein hübsches PDF, sondern eine strukturierte Datei nach EN 16931, die die Buchhaltung des Empfängers maschinell einliest. Aus Excel heraus lässt sie sich nicht erzeugen. Was der Standard genau verlangt, steht im Glossar-Eintrag zur XRechnung.
Umstieg in Minuten
Ihre bestehende Liste geht nicht verloren: Sie importieren die offenen Rechnungen einmal als CSV und schreiben ab da im Programm weiter. Welche Angaben eine saubere Rechnung braucht, steht im Beitrag zur Rechnung-Vorlage für Handwerker. Mahnschmiede 30 Tage kostenlos testen — keine Kreditkarte nötig.