Was muss auf einer Rechnung stehen?

Ihr Name und Anschrift, Name und Anschrift des Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sowie Steuersatz und Steuerbetrag — oder bei Steuerfreiheit ein Hinweis darauf. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto genügen weniger Angaben.

Wie muss eine Rechnungsnummer aufgebaut sein?

Es gibt keine vorgeschriebene Form. Sie muss einmalig sein und darf innerhalb Ihres Nummernkreises keine Dublette enthalten — üblich ist Jahr plus laufende Nummer, etwa 2026-0042. Mehrere Nummernkreise nebeneinander sind zulässig.

Reicht Word oder Excel zum Rechnungschreiben?

Für wenige Rechnungen im Jahr an Privatkunden: ja. Was eine Vorlage nicht kann, ist fortlaufend nummerieren, ohne Formelfehler rechnen und eine E-Rechnung erzeugen — der ehrliche Vergleich steht unter „Excel oder Rechnungsprogramm“.

Wann muss der Kunde bezahlen?

Ohne Vereinbarung ist die Rechnung sofort fällig; üblich sind 14 oder 30 Tage. Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein — bei Verbrauchern nur, wenn Sie in der Rechnung darauf hingewiesen haben.

Rechnung schreiben — was drauf muss, und wie es schnell geht

Eine Rechnung ist schnell geschrieben, wenn man weiß, was hineingehört. Diese Seite listet die Pflichtangaben, erklärt die Rechnungsnummer und das Zahlungsziel und sagt, was sich mit der E-Rechnung ändert. Am Ende steht, wie Mahnschmiede den Weg abkürzt — vorher die Sache selbst.

Die Pflichtangaben auf einer Rechnung

Was eine Rechnung enthalten muss, steht in § 14 UStG. Fehlt eine dieser Angaben, kann Ihr Kunde die Vorsteuer nicht ziehen — und schickt die Rechnung zurück.

Ihr voller Name und Ihre Anschrift: So, wie sie im Handelsregister oder in der Gewerbeanmeldung stehen.
Name und Anschrift des Kunden: Bei Rechnungen über 250 € brutto zwingend, darunter nicht.
Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Eine von beiden genügt.
Das Rechnungsdatum: Der Tag, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
Eine fortlaufende Rechnungsnummer: Einmalig vergeben, lückenlos innerhalb Ihres Nummernkreises.
Menge und Art der Leistung: „12,5 m² Fliesen verlegt“ statt „Arbeiten laut Absprache“.
Der Zeitpunkt der Leistung: Datum oder Zeitraum — auch dann, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
Das Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt: Netto je Steuersatz, dazu vereinbarte Minderungen wie Rabatt oder Skonto.
Steuersatz und Steuerbetrag — oder der Grund für die Steuerfreiheit: Bei § 19 UStG (Kleinunternehmer) und § 13b UStG (Bauleistungen) steht statt der Steuer ein Hinweistext.

Bei Rechnungen bis 250 € brutto genügen weniger Angaben (Kleinbetragsrechnung). Details im Glossar-Eintrag zu den Rechnungspflichtangaben. Diese Seite gibt den Gesetzestext wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung.

In sechs Schritten

1Briefkopf und Pflichtangaben festlegenName, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung. Diese Angaben ändern sich selten und gehören auf jede Rechnung.
2Kunde und Leistungszeitraum eintragenVollständige Anschrift des Kunden, dazu das Datum oder der Zeitraum, in dem Sie geleistet haben.
3Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis erfassenJe Position eine nachvollziehbare Bezeichnung, die Menge mit ihrer Einheit und der Einzelpreis. Summen und Steuer ergeben sich daraus.
4Steuersatz oder Steuerbefreiung wählen19 % oder 7 %, oder der Hinweistext bei § 19 UStG (Kleinunternehmer) und § 13b UStG (Bauleistungen).
5Rechnungsnummer vergeben und Zahlungsziel setzenFortlaufende Nummer, Fälligkeitsdatum und — wenn gewünscht — eine Skontoregel.
6Prüfen, festschreiben, versendenVor dem Versand ein letzter Blick auf Summe und Empfänger. Nach dem Festschreiben wird die Rechnung nicht mehr verändert, sondern bei Bedarf per Gutschrift storniert.

Rechnungsnummer, Zahlungsziel, Skonto

Für die Rechnungsnummer gibt es keine vorgeschriebene Form. Sie muss einmalig sein; üblich ist Jahr plus laufende Nummer. Mehrere Nummernkreise nebeneinander — etwa für Angebote und Rechnungen — sind zulässig, solange innerhalb eines Kreises keine Nummer doppelt vergeben wird.

Das Zahlungsziel vereinbaren Sie; ohne Vereinbarung ist die Rechnung sofort fällig. Üblich sind 14 oder 30 Tage. Mehr dazu im Glossar unter Zahlungsziel und Fälligkeit.

Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung und muss auf der Rechnung stehen, um zu gelten — Beispiel: „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen“.

Was sich mit der E-Rechnung ändert

Eine E-Rechnung ist kein hübsches PDF, sondern eine strukturierte Datei nach EN 16931, die die Buchhaltung des Empfängers maschinell einliest — in Deutschland als XRechnung oder ZUGFeRD. Empfangen können müssen Unternehmen sie im B2B bereits; die Pflicht, selbst so zu versenden, greift gestaffelt ab 2027 und 2028. Ob Ihr Betrieb betroffen ist, klärt der E-Rechnungs-Pflicht-Check.

Häufige Fragen

Was muss auf einer Rechnung stehen?: Ihr Name und Anschrift, Name und Anschrift des Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sowie Steuersatz und Steuerbetrag — oder bei Steuerfreiheit ein Hinweis darauf. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto genügen weniger Angaben.
Wie muss eine Rechnungsnummer aufgebaut sein?: Es gibt keine vorgeschriebene Form. Sie muss einmalig sein und darf innerhalb Ihres Nummernkreises keine Dublette enthalten — üblich ist Jahr plus laufende Nummer, etwa 2026-0042. Mehrere Nummernkreise nebeneinander sind zulässig.
Was ist eine E-Rechnung und brauche ich sie?: Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern eine strukturierte Datei nach EN 16931 — in Deutschland als XRechnung oder ZUGFeRD. Empfangen können müssen Unternehmen sie im B2B bereits; die Pflicht, selbst so zu versenden, greift gestaffelt ab 2027 und 2028. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie schon heute.
Reicht Word oder Excel zum Rechnungschreiben?: Für wenige Rechnungen im Jahr an Privatkunden: ja. Was eine Vorlage nicht kann, ist fortlaufend nummerieren, ohne Formelfehler rechnen und eine E-Rechnung erzeugen — der ehrliche Vergleich steht unter „Excel oder Rechnungsprogramm“.
Wann muss der Kunde bezahlen?: Ohne Vereinbarung ist die Rechnung sofort fällig; üblich sind 14 oder 30 Tage. Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein — bei Verbrauchern nur, wenn Sie in der Rechnung darauf hingewiesen haben.

Oder Sie lassen das Programm mitdenken

In Mahnschmiede tragen Sie Briefkopf und Pflichtangaben einmal ein; Nummer, Summen und Steuer entstehen von selbst, XRechnung und ZUGFeRD ebenso. Bleibt die Rechnung offen, geht genau eine freundliche Erinnerung raus — in Ihrem Namen.

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